Setiap transfer SPP harus berakhir di tiga tempat: tagihan siswa yang berkurang, buku kas yang bertambah, dan wali yang tahu pembayarannya sudah diterima. Panduan ini memakai mutasi rekening sebagai sumber kebenaran, karena bukti transfer dari wali bisa salah tanggal, terkirim dua kali, atau tidak pernah dikirim.
Upload mutasi
Rekening sekolah · 7 Okt 2026
| Mutasi masuk | Nominal | Dicocokkan ke | Status |
|---|---|---|---|
| TRF VA 9001202604 17 | 450.000 | Aisyah Putri · 4BSPP Oktober | Cocok |
| TRF VA 9001202603 52 | 900.000 | M. Fathan · 2ASPP Sep–Okt | Cocok |
| TRF VA 9001202601 08 | 450.000 | Nadia Zahra · 6CSPP Oktober | Cocok |
| TRF VA 9001202605 90 | 600.000 | Rafi Akbar · 1BKegiatan smt 1 | Cocok |
| SETORAN TUNAI | 300.000 | Belum diketahuiTanpa nomor VA | Dicek TU |
Langkah-langkahnya
- Unduh mutasi rekening per periodeAmbil mutasi dari internet banking untuk rentang tanggal yang jelas, misalnya per minggu. Simpan dengan nama yang menyebut rentangnya supaya tidak tercatat dua kali.
- Pisahkan transfer masuk yang punya penanda siswaTransfer ke Virtual Account membawa nomor siswa. Transfer ke rekening biasa dikenali dari berita transfer atau kode unik nominal yang diminta sekolah.
- Cocokkan ke tagihan tertua lebih duluPakai pembayaran untuk tagihan yang jatuh temponya paling lama. Jika nominal lebih besar dari satu bulan, lanjutkan ke bulan berikutnya, dan simpan sisanya sebagai deposit siswa.
- Tangani transfer gabunganSatu transfer untuk dua anak dibagi sesuai tagihan masing-masing. Catat pembagiannya, karena wali akan menanyakan rinciannya.
- Kumpulkan baris yang tidak dikenaliSetoran tunai tanpa keterangan dan transfer dari nama asing masuk daftar tunggu. Tanyakan ke wali lewat satu pesan berisi tanggal dan nominal, bukan menunggu mereka bertanya.
- Kirim konfirmasi ke waliSetelah tercatat, kabari wali: nama siswa, tanggal, nominal. Konfirmasi ini mencegah wali mengirim bukti bayar berulang dan mencegah transfer ganda.
- Cocokkan totalnyaTotal pembayaran yang dicatat ditambah daftar tunggu harus sama dengan total mutasi masuk periode itu. Jika berbeda, cari baris yang tercatat dua kali atau terlewat.
Kasus yang paling sering membuat selisih
| Kasus | Penyebab | Penanganan |
|---|---|---|
| Nama pengirim berbeda | Wali membayar dari rekening keluarga lain. | Virtual Account per siswa, atau simpan daftar rekening pengirim yang pernah dipakai setiap siswa. |
| Nominal tidak sama dengan tagihan | Membayar beberapa bulan atau sebagian. | Alokasikan ke tagihan tertua, sisanya menjadi deposit. |
| Tercatat dua kali | File mutasi yang sama diproses ulang, atau dicatat dari bukti bayar dan dari mutasi. | Tandai setiap file yang sudah diproses dan setiap baris yang sudah dipakai. |
| Setoran tunai | Tidak ada keterangan siswa. | Minta TU mencatat setoran tunai di loket dengan kuitansi bernomor. |
Mengotomatiskannya
Jika setiap siswa punya Virtual Account, langkah 2 sampai 4 bisa dilakukan sistem. Di Lentera, bendahara cukup mengunggah file mutasi. Setiap baris dicocokkan ke siswa lewat nomor VA, tagihan berkurang, konfirmasi WhatsApp terkirim, dan yang tersisa hanya baris tanpa VA untuk diperiksa. Unggahan yang keliru bisa dibatalkan per file.