Rekonsiliasi mutasi bank adalah proses mencocokkan setiap transaksi di mutasi rekening dengan catatan keuangan sekolah. Untuk SPP, artinya memastikan setiap transfer masuk sudah tercatat sebagai pembayaran siswa yang benar, dan setiap pembayaran yang tercatat benar-benar ada di rekening.
Kenapa rekonsiliasi penting
Tanpa rekonsiliasi, catatan sekolah dan saldo bank pelan-pelan berbeda. Selisih kecil yang dibiarkan berbulan-bulan sulit ditelusuri, dan wali bisa ditagih untuk bulan yang sebenarnya sudah dibayar.
Cara manual
- Unduh mutasi rekening dari internet banking untuk periode tertentu.
- Untuk setiap transfer masuk, cari siswanya dari nama pengirim, berita transfer, atau nominal.
- Tandai tagihan yang dibayar, lalu catat di buku kas atau Excel.
- Kumpulkan transfer yang tidak dikenali dan tanyakan ke wali.
- Pastikan total yang dicatat sama dengan total mutasi masuk.
Bagian yang paling menyita waktu
- Nama pengirim berbeda dengan nama siswa, misalnya rekening ayah atau kakek.
- Satu transfer untuk beberapa bulan atau beberapa anak sekaligus.
- Setoran tunai tanpa keterangan apa pun.
- File yang sama tidak sengaja dicatat dua kali.
Dengan Virtual Account, langkah kedua menjadi otomatis karena setiap transfer membawa nomor VA tujuan. Yang tersisa hanya baris tanpa VA.
| Mutasi masuk | Nominal | Dicocokkan ke | Status |
|---|---|---|---|
| TRF VA 9001202604 17 | 450.000 | Aisyah Putri · 4BSPP Oktober | Cocok |
| TRF VA 9001202603 52 | 900.000 | M. Fathan · 2ASPP Sep–Okt | Cocok |
| TRF VA 9001202601 08 | 450.000 | Nadia Zahra · 6CSPP Oktober | Cocok |
| TRF VA 9001202605 90 | 600.000 | Rafi Akbar · 1BKegiatan smt 1 | Cocok |
| SETORAN TUNAI | 300.000 | Belum diketahuiTanpa nomor VA | Dicek TU |
Di Lentera
Lentera membaca file mutasi yang diunggah bendahara, mencocokkan setiap baris ke siswa lewat nomor VA, dan menyisakan baris yang tidak dikenali untuk dicek TU. Unggahan yang keliru bisa dibatalkan per file. Panduan mencocokkan transfer SPP.