Deposit siswa adalah saldo titipan milik seorang siswa di catatan keuangan sekolah. Saldo ini berasal dari transfer yang belum atau tidak seluruhnya dipakai untuk melunasi tagihan, misalnya kelebihan bayar atau pembayaran di muka, dan dipakai untuk tagihan berikutnya.
Kapan deposit muncul
- Wali mentransfer lebih dari tagihan bulan itu.
- Wali membayar beberapa bulan di muka sebelum tagihannya jatuh tempo.
- Transfer sudah masuk tetapi belum dialokasikan ke tagihan tertentu.
Kenapa perlu dicatat terpisah
Tanpa catatan deposit, kelebihan bayar sering hilang di buku kas. Saat wali bertanya, bendahara harus menelusuri mutasi berbulan-bulan untuk membuktikan saldo itu ada. Dengan deposit per siswa, saldo titipan terlihat jelas dan bisa dipakai melunasi tagihan berikutnya atau dikembalikan.
Risiko yang perlu dijaga
Deposit bisa tercatat dua kali jika file mutasi yang sama diunggah ulang, atau jika transfer yang sama dicatat dari bukti bayar dan dari mutasi bank. Sistem pencatatan perlu menandai sumber setiap deposit supaya satu transfer hanya dihitung sekali.
| Mutasi masuk | Nominal | Dicocokkan ke | Status |
|---|---|---|---|
| TRF VA 9001202604 17 | 450.000 | Aisyah Putri · 4BSPP Oktober | Cocok |
| TRF VA 9001202603 52 | 900.000 | M. Fathan · 2ASPP Sep–Okt | Cocok |
| TRF VA 9001202601 08 | 450.000 | Nadia Zahra · 6CSPP Oktober | Cocok |
| TRF VA 9001202605 90 | 600.000 | Rafi Akbar · 1BKegiatan smt 1 | Cocok |
| SETORAN TUNAI | 300.000 | Belum diketahuiTanpa nomor VA | Dicek TU |
Di Lentera
Di Lentera, transfer dari mutasi bank masuk sebagai deposit siswa lalu dipakai melunasi tagihan. Bukti bayar dari wali yang sudah disetujui dicocokkan dengan mutasi, sehingga transfer yang sama tidak tercatat dua kali. Tagihan SPP & pembayaran.