Hampir semua wali murid membuka WhatsApp setiap hari, jadi pengingat SPP lewat WA lebih cepat dibaca daripada surat yang dititipkan ke siswa. Masalahnya, pesan tagihan mudah terasa kasar atau menyindir kalau caranya kurang pas. Panduan ini merangkum kebiasaan yang membuat pengingat diterima dengan baik, ditambah contoh pesan yang bisa langsung disalin.
Lima prinsip sebelum mengirim
- Kirim pribadi, jangan di grup kelasPengingat di grup membuat wali yang sudah membayar merasa tersindir, dan wali yang belum membayar ikut mengabaikan. Pesan pribadi juga menjaga nama anak tidak terbaca orang tua lain.
- Sebutkan rinciannyaNama anak, bulan yang belum dibayar, dan jumlahnya. Pesan “mohon segera melunasi” tanpa rincian justru memancing pertanyaan balik.
- Mulai dari kabar baikKirim konfirmasi setiap kali pembayaran diterima. Wali yang terbiasa menerima “terima kasih, pembayaran sudah kami terima” lebih percaya saat suatu hari menerima pengingat.
- Kirim di waktu yang tetapMisalnya beberapa hari sebelum jatuh tempo dan beberapa hari sesudahnya, pada jam kerja. Wali belajar polanya, dan TU tidak perlu memutuskan ulang setiap bulan.
- Sediakan jalan keluarTutup pesan dengan tawaran menghubungi TU kalau ada kendala. Keluarga yang sedang kesulitan lebih mudah bicara kalau pintunya dibuka lebih dulu.
Contoh pesan yang bisa dipakai
Ganti bagian dalam kurung siku. Contoh memakai sekolah rekaan.
1. Konfirmasi pembayaran diterima
Assalamu’alaikum, Bapak/Ibu [Nama Wali]. Pembayaran SPP ananda [Nama Siswa] kelas [Kelas] untuk bulan [Bulan] sebesar Rp[Nominal] sudah kami terima pada [Tanggal]. Terima kasih. Salam, TU SD Islam Contoh.
2. Pengingat sebelum jatuh tempo
Assalamu’alaikum, Bapak/Ibu [Nama Wali]. Kami ingin mengingatkan, SPP ananda [Nama Siswa] untuk bulan [Bulan] sebesar Rp[Nominal] jatuh tempo pada [Tanggal]. Pembayaran bisa melalui [rekening/Virtual Account]. Jika sudah membayar, mohon abaikan pesan ini. Terima kasih.
3. Pengingat setelah jatuh tempo
Assalamu’alaikum, Bapak/Ibu [Nama Wali]. Menurut catatan kami, SPP ananda [Nama Siswa] bulan [Bulan] sebesar Rp[Nominal] belum kami terima. Mungkin terlewat, mohon dicek kembali. Jika ada kendala, Bapak/Ibu bisa menghubungi TU di nomor ini. Terima kasih atas perhatiannya.
4. Tunggakan lebih dari satu bulan
Assalamu’alaikum, Bapak/Ibu [Nama Wali]. Kami ingin menyampaikan rincian tagihan ananda [Nama Siswa] yang belum lunas: [Bulan A] Rp[Nominal], [Bulan B] Rp[Nominal], total Rp[Total]. Jika Bapak/Ibu sedang ada kendala, kami terbuka untuk membicarakan jadwal pembayaran. Silakan balas pesan ini atau datang ke TU pada jam kerja. Terima kasih.
Kesalahan yang sering terjadi
- Pengingat terkirim ke wali yang sudah membayar. Ini yang paling merusak kepercayaan. Penyebabnya hampir selalu pencatatan yang terlambat. Catat pembayaran pada hari yang sama, baru kirim pengingat. Caranya ada di panduan mencocokkan transfer SPP.
- Pesan terlalu panjang atau terlalu formal. Cukup rincian tagihan, cara bayar, dan kontak TU.
- Mengirim malam hari atau saat jam sibuk keluarga. Pilih jam kerja.
- Menyebut sanksi di pesan pertama. Simpan pembicaraan soal kebijakan sekolah untuk tatap muka.
Pengalaman sekolah pengguna
Sebelum memakai sistem, TU sekolah pengguna pertama Lentera merekap tunggakan dan membuat surat tagihan setiap semester, dan prosesnya memakan waktu sekitar seminggu. Sekarang pengingat dikirim setiap bulan lewat WhatsApp secara serentak, selesai dalam hitungan jam. Beberapa orang tua langsung membayar setelah menerima pesan karena memang lupa, dan pertanyaan wali soal tagihan berkurang banyak.
Aplikasi ini juga membantu informasi terkait tagihan ke orangtua lebih cepat.
Kebiasaan lain yang ikut menurunkan tunggakan di sekolah itu dibahas di panduan menekan tunggakan SPP.
Di Lentera
Konfirmasi pembayaran terkirim otomatis begitu transfer tercatat dari mutasi bank. Daftar pengingat disusun dari tagihan yang belum lunas, jadi wali yang sudah membayar tidak ikut menerima. Setiap pesan tercatat di log dan bisa dikirim ulang, dari nomor WhatsApp sekolah sendiri. Notifikasi WhatsApp tersedia sebagai add-on. Lihat fitur Notifikasi WhatsApp.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bolehkah menagih SPP di grup WhatsApp kelas?
Sebaiknya tidak. Pengingat di grup membuat wali yang sudah membayar merasa tersindir dan bisa membuka nama siswa ke orang tua lain. Pesan pribadi lebih sopan dan lebih jelas.
Kapan waktu terbaik mengirim pengingat SPP?
Pada jam kerja, dengan jadwal yang tetap setiap bulan, misalnya beberapa hari sebelum dan beberapa hari sesudah jatuh tempo.
Bagaimana kalau wali tidak membalas pengingat?
Kirim satu pengingat lanjutan dengan rincian tagihan dan tawaran berbicara dengan TU. Jika tetap belum ada kabar, lanjutkan lewat telepon atau pertemuan langsung, bukan pesan berulang.
Apa isi pesan atau surat pemberitahuan tunggakan SPP?
Nama siswa dan kelas, bulan yang belum dibayar beserta nominalnya, total tagihan, cara pembayaran, dan kontak TU yang bisa dihubungi. Contoh pesan ada di nomor 4 di atas, dan contoh suratnya ada di panduan contoh surat tunggakan SPP.